Geständnis - warum auch mir Dokumentieren schwer fällt!
Ich will es Dir ehrlich sagen: Auch mir fällt das Dokumentieren schwer! Was mir nicht schwerfällt, während der Sitzung eines Coachings oder einer Trauerbegleitung direkt mitzuschreiben, meine Gedanken zu notieren. Aber da meine eigene Handschrift sehr unleserlich ist, ist das nicht gerichtsfest. Meine Supervisorin in der Klinik konnte meine handschriftlichen Notizen nie lesen. Also erzog ich mich dazu, zusätzlich gerichtsfest in einem aus der Klinik übernommenen und für mich abgewandelten Formular kurz und knackig zu dokumentieren.
Mein Vorbild war ein leitender Psychologe, ich nenne ihn mal Gerhard, der immer sagte, direkt nach der Sitzung musst Du diesen Ankreuzbogen ausfüllen. Nicht drei Stunden später und schon gar nicht erst morgen. Wir arbeiteten in der Klinik teilweise mit akut suizidalen Unfallopfern oder Überlebenden von Suizid. Gerhart meinte, Du weißt nie, was in den nächsten zwei, drei Stunden nach Deiner Beratung passiert, schon gar nicht in der Nacht danach. Du musst Dich gerichtsfest absichern.
In einem Satz: Die Dokumentation, die leserlich und für einen Richter oder Polizisten schnell erfassbar sein muss, ist Deine wichtigste juristische Absicherung!
Was ist der Worst Case? Warum sind die Haftpflichtversicherungen für Coaches, Therapeuten und Heilpraktiker:innen so hoch? Weil ein Klient sich nach der Beratung bei Dir suizidieren kann und Dich dann die Angehörigen verklagen können. Das klingt für Dich jetzt vielleicht nach einem unrealistischen Schreckenszenario. In einer psychiatrischen Praxis oder in einer psychotherapeutischen Ambulanz ist das Risiko natürlich ungleich höher, aber in Deiner Praxis als Coach oder Trauerbegleiter:in besteht es ebenso.
Warum auch mir diese Art des Dokumentierens schwer fällt:
Ich notiere wie gesagt gerne ausführlich das Gespräch und meine Gedanken handschriftlich direkt im Gespräch. Wenn der Klient oder die Klientin gegangen ist, atme ich erst einmal durch. Ich lüfte, versuche meine Gedanken zu ordnen, und da ich 60 Jahre alt bin und eine schwache Blase habe, gehe ich erst einmal aufs Klo. Und genau da sitzt die Falle: Denn bald kommt der nächste Klient oder ich muss aus dem Haus zur Trauergruppe oder im PC die Zoom APP starten für das nächste Online Coaching. Scheinbar ist die Zeit immer zu kurz für diesen kleinen, zusätzlichen Moment, in dem ich mir die vorbereiteten, griffbereiten, kopierten Bögen ziehe, um sie noch zusätzlich zu den Notizen auszufüllen, die ganzen handschriftlichen Notizen und die Quittung abzuheften und erst dann den nächsten Termin wahrzunehmen.
Warum habe ich so lange nicht darüber gesprochen?
Ich predige ja in meinen Seminaren und Fortbildungen das genaue Gegenteil. Wie wichtig die Dokumentation ist. Real ertappe ich mich selbst bei genau den gleichen Ausreden wie früher: Ich mache es später, ich mache es morgen, diese Beratung war doch ganz ruhig und unauffällig, es wird schon nichts passieren…
Dann habe ich mich eine Zeitlang dabei ertappt, diesen zusätzlichen, wirklich sehr, sehr notwendigen Dokumentationsbogen nur bei den Gesprächen auszufüllen, bei denen mir sofort auffällt, die sind kritisch oder könnten einen riskanten Verlauf nehmen! Weit gefehlt von der Realität, denn gerade nach den ersten probatorischen Gesprächen kann ich mich hier völlig verschätzen.
Der Wendepunkt:
Ich hatte sehr viel zu tun und eine Klientin, die ich wieder mal nicht sorgfältig genug dokumentiert hatte (nicht mit dem gerichtsfesten Zusatzbogen!!), erschien nicht zum 2. Termin. Ohne abzusagen. Ich hatte das erste, harmlos wirkende probatorische Gespräch nicht als „gefährlich oder riskant“ eingeschätzt, was sich als Fehler herausstellte. Ich telefonierte ihr ein paar Tage hinterher, bis sich aufklärte, dass sie aus einem ungeplanten Grund ein paar Tage plötzlich ins Krankenhaus musste. Ich hatte Glück gehabt, es hätte auch die Psychiatrie sein können. Es war ein Infekt.
Was hat sich dadurch verändert
Mir ist dadurch klar geworden, dass ich bei keinem meiner Beratungen, Begleitungen, Coachings oder Therapiesitzungen wirklich einschätzen kann, ob die Klient:innen „Harmlos“, wenig „riskant“ oder „gefährdet“ sind. Meine eigenen, sehr umfangreichen handschriftlichen Notizen dienen mir als emotionale Entlastung und als sehr gute Gedächtnisstütze. Aber außer mir kann sie wahrscheinlich niemand lesen. Schon mein Ehemann und viele meiner früheren Kolleginnen und Kollegen beklagten, dass meine eigene Handschrift sehr unleserlich sei.
Inzwischen liegt der vorbereitete, mehrfach kopierte gerichtsfeste Dokumentationsbogen immer griffbereit neben meinem Schreibtisch. Und ich zwinge mich dazu, ihn direkt vor dem neuen, nächsten Termin auszufüllen. So wie ich es von Gerhard, dem leitenden Psychologen in der Klinik gelernt habe.
Was kannst Du daraus lernen?
Es fiel mir schwer, das hier zu schreiben. Denn ich vertrete selbst nach Außen eine ganz andere Meinung. Warte Du nicht, bis Du einmal eine unangenehme Überraschung erlebst, und die Kripo oder Deine Haftpflichtversicherung bei Dir unangenehm nachfragen, warum Du nicht gerichtsfest dokumentiert hast. Egal, ob Du im Ehrenamt oder im Hauptamt, in Festanstellung oder in der Freiberuflichkeit bist: Das ist Deine wichtigste Absicherung! Und vielleicht hilft es Dir, zu wissen, dass es auch für mich immer wieder ein klein bisschen unangenehm ist, diese kleine, zusätzliche, notwendige Handlung zu machen…
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Und schreib gerne hier in die Kommentare, warum auch Dir das Dokumentieren so schwer fällt!
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